L'auteur a ses propres fichiers de personnage, avec toute sortes d'info qu'il juge importantes. Des croquis, des infos de base (grandeur, âge, attaques spéciales, etc.), des biographies, ce genre de chose. Les auteurs des databook lisent les manga, lisent les archives du mangaka et colligent les infos en un tout cohérent. Ils n'inventent pas d'info.
Par exemple, si on prend les Guidebook de Fullmetal Alchemist, Arakawa aime le flou artistique sur les infos de base. Ses personnages n'ont pas de date de naissance, d'âge précis (sauf quelques rares exceptions), pas de taille ou de poids précis et ses guidebooks n'ont aucune de ces infos. On se contente donc d'écrire des textes généraux à partir de ce qu'on sait du manga et on ajoute quelques infos supplémentaires venues des notes de l'auteur, genre la confirmation que Hawkeye est la petite-fille de Gruman, l'ordre de naissance des Homonculus ou le détail mois par mois des évènements du manga. Pour les auteurs qui aiment plus les détails, les databook contiennent plus d'info. Par exemple, pour les Clamp, on a les fiches de certains personnages, dont ceux de Chobits. Elles indiquent âge, taille, profession ou niveau scolaire, les membres de leur famille, leur plat préféré, une courte description, etc.
Dans le cas de Naruto, les info supplémentaires des databooks ne sont pas sorti de nul part. Si on nous dit que Yugito a été faite jinchûriki à 2 ans, que Shizune est la nièce de Dan ou que Pain est l'auteur des clones qui ont combattu Team Guy, c'est que Kishi l'a écrit quelque part. Mais est-ce qu'il s'en souvient, ça c'est un autre débat.
Et il est libre de changer d'idée en plus.